Copybook: Strukturgeber für Agenturen und Unternehmen

Ein einziges Content-Erstellungs-Dokument schafft Übersicht, ist stets aktuell und spart im Produktionsprozess eine Menge Zeit. Bei Moccu sprechen wir von einem „Copybook“.

Denice Su Cronauer Content Manager
22.11.2023 5 min Lesezeit

Inhalt

  1. In aller Kürze
  2. Copybooks: für effiziente Zusammenarbeit
  3. Anforderungen an ein Copybook
  4. Moccus Vorlage im Überblick
  5. Give-Away: Copybook hot or not?

In aller Kürze

Ein Copybook ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Content-Erstellung. Es enthält den gesamten Inhalt einer Webpage sowie eine exakte Beschreibung zu dessen Gestaltung.

An der Erstellung des Copybooks ist nicht nur die Content-Agentur beteiligt, sondern auch Dienstleister und das Unternehmen selbst. Deshalb ist ein Copybook für alle Stationen eine Bereicherung: Unternehmen, SEO, Texter, UI, Bilderstellung, Grafik, UX und Content-Management.

Agenturen sparen Zeit, Unternehmen sparen Geld. Denn einerseits wird die Zusammenarbeit erheblich erleichtert und andererseits entfallen aufwendige Arbeiten, wie das Erstellen eines Vorab-Layouts, komplett.

Unsere Agentur-Kunden sind nicht vom Endergebnis überrascht, weil sie in den Erstellungsprozess involviert werden und zu jeder Zeit Input geben können.

Copybooks: für effiziente Zusammenarbeit

Von der Idee bis zur Veröffentlichung auf der Website durchläuft ein Content zahlreiche Stationen. Um den Erstellungsprozess möglichst transparent, einheitlich und effizient zu gestalten, arbeiten wir bei Moccu in unseren Website-Projekten mit einem Copybook.

Dieses zentrale Dokument enthält finale Textinhalte, Module inklusive Zeichenlimits, Bild-/Video-Links und -unterschriften sowie Metadaten. Diese lassen sich leicht voneinander unterscheiden und somit schnell identifizieren. Oder kurz: In diesem Dokument findet man den gesamten Content der einzelnen Webpage sowie eine exakte Beschreibung zu dessen Gestaltung.

Das ist einfach. Das ist transparent. Das ist ein sichtbares Ergebnis auf der Website. Und deshalb ein großer Pluspunkt für die Zusammenarbeit zwischen Agentur, Dienstleistern und Unternehmen.

Anforderungen an ein Copybook

Damit ein Copybook die Zusammenarbeit bei der Content-Erstellung erleichtert, muss es an den Produktionsprozess angepasst sein und eine klare Struktur haben. Schließlich arbeiten zahlreiche Abteilungen sowohl auf Unternehmens- als auch Agenturseite mit dem Dokument.

Zunächst werden alle Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten benannt und dokumentiert. So ist transparent dargestellt, wer wann involviert ist oder werden muss. Dadurch kann der Austausch schnell und zielgerichtet stattfinden. Darüber hinaus muss ein Copybook weitere Kriterien erfüllen, um die Arbeit zu erleichtern.

Das ideale Copybook ist …

  • Übersichtlich
    Auf einen Blick müssen alle Inhalte identifizierbar sein. Von der H1-Überschrift bis zum Zeichenlimit der Bildunterschrift.
  • Umfassend
    Wirklich alle relevanten Informationen rund um den Content und dessen Erstellungsprozess müssen im Copybook enthalten sein.
  • Präzise
    Eineindeutige Formulierungen, Markierungen sowie Kommentare sind wichtig, damit alle Beteiligten auf den Punkt informiert sind.
  • Detailliert
    Alle Angaben werden bis ins Kleinste genau gemacht, um keine Fragen offen zu lassen.
  • Scanbar
    Geschickt gesetzte Ankerpunkte machen die zahlreichen Informationen leicht visuell trennbar, sodass man sich intuitiv zurechtfindet.
  • Anpassbar
    Das Copybook verändert sich ständig, deshalb muss es leicht anpassbar und stets synchron gehalten werden.

Moccus Copybook-Vorlage im Überblick

Auf Basis einer Copybook-Vorlage bekommt jeder Content ein eigenes Shared-Dokument im Word-Format, das auf einer geteilten Plattform beim Unternehmen liegt und in dem gemeinsam gearbeitet wird. Darin lässt sich leicht und transparent zusammenarbeiten. Der Austausch gelingt über die integrierte Kommentarfunktion.

Die Kommentarfunktion erleichtert die Zusammenarbeit im Shared-Dokument erheblich

Copybook-Vorlage: Schneller Einstieg, effizienter Prozess

In der Copybook-Vorlage sind bereits alle Module wie Bühne, Header, Text, Bild, Video, Akkordeon und so weiter hinterlegt. Textinhalte werden bei gegebener Keyword-Relevanz des Contents zunächst anhand eines SEO-Briefings erstellt und anschließend in das Copybook übertragen. Sollte kein SEO-Briefing erforderlich sein, findet die Texterstellung direkt im Copybook statt.

Durch die Verwendung eines Copybooks ist gewährleistet, dass

  • alle Beteiligten wissen, welche Module für ein bestimmtes Template verwendbar sind
  • die Module einheitlich verwendet werden
  • der rote Faden eines Contents beibehalten wird

Darüber hinaus sind in der Copybook-Vorlage bereits Gestaltungsvorgaben definiert, damit weniger Rückfragen entstehen. So lassen sich Ping-Pong-Effekte vermeiden, die womöglich wegen falschen Vorstellungen von der Umsetzung eines Contents aufkommen könnten.

Positiver Nebeneffekt: Wer erstmals am Prozess der Content-Erstellung beteiligt ist, findet sich durch die eindeutigen Vorlagen schnell zurecht und kann in kürzester Zeit produktiv mitarbeiten.

Der schematische Aufbau unserer Copybook-Vorlage zur Content-Erstellung

Herausforderungen eines Copybooks

Damit der Arbeitsablauf reibungslos funktioniert, ist klare Kommunikation notwendig. Schließlich kann jeder in einem Shared-Dokument etwas verändern. Bei eventuellen Missverständnissen hilft allerdings die Versionierung des Copybooks. So ist leicht nachzuvollziehen, wer wann was im Dokument geändert hat.

Auf den allerersten Blick kann ein Copybook wegen der zahlreichen Informationen verwirrend aussehen. Farbliche Markierungen helfen dabei, sich noch schneller zurechtzufinden, Änderungen sofort zu erkennen und Elemente voneinander zu unterscheiden.

Die Arbeitsweise mit einem Copybook bei Unternehmen, Dienstleistern und Agenturen initial zu etablieren, kann ebenfalls zu einer Herausforderung werden.

Für ein sortiertes Zusammenarbeiten muss zunächst ein System gefunden werden, in dem eine einheitliche Ordnerstruktur aufgebaut werden kann, damit alle Beteiligten Zugriff bekommen und produktiv arbeiten können.

Ein Onboarding zur Arbeitsweise mit Copybooks ist deshalb essenziell. Solch eine Einführung hilft Mitarbeitenden, sich eingebunden zu fühlen und direkt eigeninitiativ in dem Shared-Dokument zu arbeiten. Zudem erhöht das gemeinsame Verständnis und transparente Co-Working im Copybook die Wertschätzung der Arbeit aller Teammitglieder und bleibt die akzeptierte Referenzquelle für alle Content-Format -Entscheidungen.

Vorteile eines Copybooks bei der Content-Erstellung

Warum wir unser Copybook nicht mehr hergeben möchten? Weil der finale Status des Copybooks am Ende der Content-Erstellung die Liveseite widerspiegelt. Und weil es die Content-Erstellung für alle Beteiligten erleichtert. In dem Dokument ist paralleles Arbeiten von Unternehmen, Dienstleistern und Agentur möglich. Dadurch ist das Unternehmen als Agentur-Kunde nicht vom Endergebnis überrascht, sondern zufrieden, sodass Feedback-Schleifen entfallen.

Später ist das Copybook wiederverwendbar, zum Beispiel bei einem Refresh oder für Contents zu ähnlichen Themen. Wenn die Struktur einmal ausgearbeitet ist, lässt sie sich leicht anpassen.

Die Arbeit mit Copybooks bedeutet weniger Agentur-Aufwand und wertvolle Zeitersparnis, denn die Erstellung eines Copybooks ist erheblich schneller erledigt, als ein Layout in einem Grafikprogramm pixelgenau für jeden Content zu erarbeiten.

Auch für unsere Moccu-Insights-Artikel verwenden wir natürlich Copybooks.🙂

Give-Away: Entscheidungsbaum Copybook

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